Uso più avanzato delle nuove tecnologie, dematerializzazione, dati e documenti trasferiti su cloud, la ‘nuvola’ di memoria nel web che non richiede supporti fisici, e quindi la postazione di lavoro attivabile ovunque collegandosi in Rete. Risultato: più collaborazione fra i dipendenti, con la socializzazione di obiettivi e progetti, e una maggiore efficacia per i soggetti interni ed esterni (cittadini e imprese) collegati al sistema regionale, cui le risposte potranno arrivare più velocemente. Si aggiunge poi la totale revisione del processo di stampa dei documenti – introduzione di punti stampa centralizzati, eliminazione delle stampanti ad uso singolo, dematerializzazione – che a regime, nell’arco di dodici mesi, porterà a un risparmio di 700 mila euro l’anno e a una drastica riduzione del consumo di carta: 5 milioni di pagine in meno stampate ogni anno.
Il Piano rappresenta un forte investimento sull’innovazione e punta innanzitutto a ridefinire e semplificare i procedimenti amministrativi, attraverso interventi non solo sull’organizzazione del lavoro, ma anche grazie ad una maggiore diffusione delle nuove tecnologie, all’insegna del principio del “digital first” (innanzitutto digitale). I cambiamenti, introdotti a partire da marzo del prossimo anno, interesseranno tutti i dipendenti della Regione e delle strutture collegate che, dopo un periodo sperimentale e di formazione, utilizzeranno gli stessi servizi sia su dispositivi fissi che mobili. Il passaggio al cloud svuoterà dischi fisici, abbassando i costi di gestione, e consentirà l’invio di link e non più di documenti, maggiori opportunità di lavoro in gruppo e la standardizzazione dei personal computer e delle modalità operative.
“Semplificazione, digitalizzazione ed efficienza nei processi per lavorare meglio, più velocemente ed essere più vicini a cittadini ed imprese della nostra regione, il tutto senza costi aggiuntivi- afferma l’assessore Donini-. Il progetto, come ho esplicitamente richiesto, si autofinanzia e se da un lato permette l’adeguamento e la standardizzazione tecnologica dall’altro consentirà alla Regione di assorbire, senza costi aggiuntivi, sia la gestione stabile degli 800 dipendenti provenienti delle Province, sia l’aumento di servizi derivante dalle nuove competenze assegnate alla Regione dalla riforma Delrio”.
Già dal 2018 si prevede una riduzione del costo medio di una postazione di lavoro dagli attuali 796 euro a 610 euro all’anno. Cosa possibile anche per la buona situazione di partenza. Fra il 2011 e il 2016, infatti, la produttività di tutti i servizi Ict regionali è cresciuta notevolmente: nei cinque anni, il numero di utenti del sistema regionale è passato da 12.900 a 17.250 (+35,8%), così come quello dei telelavoratori da 246 a 398 (+61,8%), ma contemporaneamente la spesa complessiva si è ridotta di 1,2 milioni l’anno, passando dai 30,6 milioni di euro del 2011 ai 29,4 di quest’anno (-3,9%). Stesso andamento con la riduzione dei costi medi per sede collegata (-38%) e di quelli per singolo servizio applicativo (-28,8%). Risultati dovuti soprattutto al ricorso all’open source su server da una parte e dallo sviluppo interno delle applicazioni, con una riduzione della spesa per licenze di oltre 2 milioni di euro l’anno (- 33,9%), dato confermato dalla crescita contenuta del numero di applicazioni a pagamento (+ 1,7% sempre dal 2011 al 2016).